Как перевести сотрудников на удаленную работу

Удаленная работа – не роскошь, а самая настоящая необходимость.

Переводить в режим удаленки сейчас приходится компании целиком, и это стало вопросом выживания бизнеса.

Но как это делать? С чего начать? Что-то срочно покупать, нанимать каких-то особенных специалистов?

Простейшие действия по организации работы сотрудников в удаленном режиме включают решение обычных задач бизнеса, таких как реклама, прием и обработка заявок (лидов), взаимодействие сотрудников, бухгалтерия, оплата, доставка – только с использованием Интернета. В скольких из этих случаях компания обходилась без компьютерных и сетевых технология, столько задач придется решить заново.

Например, как правило, в компаниях активно используется электронная почта. Ей прекрасно можно пользоваться и вне офиса – таким образом, простейший вариант взаимодействия сотрудников уже имеется.

С другими задачами все может быть сложнее. Кроме того, для эффективной работы в удаленном режиме понадобится несколько изменить правила взаимодействия в процессе работы.

Рассмотрим основные технологии, которые нужны при переводе компании в удаленный режим, а также некоторые правила.

Телефония

Без телефона по-прежнему никуда. Если звонки на общий «городской» номер компании приходят на стационарный офисный телефон – у вас проблемы. Если на мобильный – он хотя бы не привязан к офису, можно забрать с собой… только кому? Все входящие звонки будет принимать один человек? И что делать дальше?

Короче, в удаленном режиме необходима технология переключения звонков на разных сотрудников по заданным правилам. Чаще всего эта задача решается с помощью IP-телефонии.

CRM-система

Входящие запросы, поступающие по почте, телефону, через формы на сайте, чаты в мессенджерах, соцсети и т.д. следовало бы собирать в единой системе и без всякой удаленки. Если у вас есть CRM-система, это хорошо. Если нет – надо внедрять. Иначе – в удаленном режиме – бардак при обработке запросов неизбежен, а это очень хорошо заметно клиентам.

Взаимодействие сотрудников

Людям, привыкшим к работе в общем помещении или в нескольких соседних комнатах, будет нелегко перейти к общению исключительно по почте, телефону, мессенджерам.

И для эффективной работы этих средств недостаточно.

Во-первых, пропадает чувство коллектива: офис – это «мы собрались, чтобы работать». А дом – для большинства – место отдыха.

Во-вторых, дома сложнее, чем в офисе, следить за временем. Люди начнут выпадать из рабочего графика, взаимодействие частично нарушится: кто-то еще не проснулся, все обедают в разное время, кто-то не успел достучаться до коллеги в рамках рабочего дня, в результате задача сдвигается на следующий день, и т.п. казусы.

Чтобы сохранить атмосферу совместной работы, понадобятся видеоконференции. Именно видео: люди, оказавшиеся на удаленке, слишком быстро втягиваются в домашний режим, поэтому поначалу нужно требовать присутствия в заданное время в кадре. Это бодрит. И сразу вводятся правила: ежедневная утренняя пятиминутка, вечерняя, регулярные видеосовещания по конкретным вопросам.

Но вот совещание проведено, задачи поставлены. Как их не потерять и контролировать исполнение? Записывать задачи, планы на бумажке – да, с этого начинается и в удаленном режиме. Фото бумажки отправляется в общий чат… Но попробуйте потом найти это фото в потоке других сообщений! При этом искать по тексту задач на фото вы, конечно же, не сможете.

Итак, нужна система ведения задач. Для начала достаточно простейшей, например, Trello. Но у каждого сотрудника или группы теперь может быть своя «доска» и список задач, который легко просматривать, искать по нему, видеть статусы задач.

Следующая проблема взаимодействия – слишком большой поток сообщений в общем корпоративном чате (ведь чат в одном из популярных мессенджеров у вас уже есть?).

При переходе всех сотрудников на удаленку чаты надо «дробить». Выделить чаты подразделений, например, отдел продаж, маркетинг, руководство. Также можно создавать чаты по темам или по проектам. А если у вас прижилась какая-либо система управления задачами, и вы активно ее используете, вам пригодится чат, в который автоматически прилетают статусы задач, чтобы не лазить по спискам в поисках изменений и не замусоривать электронную почту.

Удаленный доступ к офисным компьютерам

Тут два основных варианта: сотрудники, работающие на ноутбуках, могут работать на них же и дома. Если при этом требуется доступ к внутренней сети офиса, нужно делать VPN. Это задачка для вашего системного администратора. Пример бесплатной системы – OpenVPN. Также есть варианты платных продуктов, в частности, обеспечивающих безопасность в соответствии с российскими ГОСТами.

Если по каким-то причинам забрать рабочий компьютер из офиса нельзя либо нельзя настроить VPN, а доступ к офисной сети нужен, можно организовать удаленный доступ непосредственно к рабочим местам сотрудников. Чаще всего для этого используют TeamViewer. При этом нужно учесть несколько моментов:

1. Безопасность. К каким внутренним ресурсам компании есть доступ с рабочих мест сотрудников? Если доступ к рабочей станции необходим, а возможность взлома TeamViewer позволит злоумышленнику добраться до каких-то чувствительных данных, то ограничивайте права доступа с компьютера к офисной сети. Сотрудник должен видеть только те компьютерные системы и данные, которые абсолютно необходимы ему в работе и риск доступа к которым посторонних в случае взлома или обнаружения уязвимости в TeamViewer вас пугает не слишком сильно. (Надо сказать, что взлом TeamViewer – маловероятное событие; интереснее вопрос, хочет ли кто-то получить доступ к данным именно вашей компании.)

2. Еще раз безопасность. Проследите, чтобы пароль для входа на компьютер (в домен) был достаточно сложным (10 и более знаков, наличие цифр и спецсимволов) и в идеале регулярно менялся. Аналогичные требования к паролю TeamViewer. Аналогичные требования к паролям для доступа к ресурсам в сети офиса, если они отличаются от пароля для входа на компьютер (в домен). То есть для каждого рабочего места нужно следить за двумя или более паролями. Создайте инструкцию для пользователей, контролируйте ее выполнение. Управление паролями можно частично автоматизировать, чтобы несколько упростить себе жизнь. Но главное – не пускать дело на самотек.

3. Работоспособность компьютера. Когда компьютер стоит без дела, он обычно переходит в спящий режим или даже в режим гибернации. Если компьютер заснул или выключился, вам не удастся зайти на него удаленно. В настройках питания нужно запретить режим гибернации, а также спящий режим, засыпание при нажатии любых кнопок, и для ноутбуков – «засыпание» при закрытии крышки. Кроме того, если в офисе может никого не оказаться много дней, следует рассмотреть вариант пропадания питания. Что после этого будет? Включатся ли источники бесперебойного питания, будет ли питание у рабочих станций и сетевого оборудования? Как поведут себя компьютеры при восстановлении питания? Чтобы быть уверенными, что они включатся и получат доступ к Интернету, ваш системный администратор должен проверить настройки каждого рабочего места.

4. Офисная сеть и Интернет. Если в офисе пропадет Интернет, удаленного доступа к офисной сети и рабочим местам у вас не будет. Не забывайте вовремя оплачивать счета провайдера. Это же касается и счетов за хостинг вашего сайта и к платным облачным ресурсам, таким как amoCRM. Не оплатили – работа может встать на часы, а то и на целый день, пока не пройдет ваш платеж или вы не достучитесь до провайдера с платежкой.

5. Ширина канала. Если у вас в офисе не очень быстрый канал в Интернет, например, 10 – 20 Мбит/сек, и при работе в офисе всем хватало, то при переходе всех сотрудников на удаленку требования к производительности интернет-канала могут существенно возрасти. Если у вас много сотрудников планируют постоянно работать через TeamViewer, учитывайте, что для каждого понадобится хотя бы 2 – 3 Мбит/сек для более-менее комфортной работы. Это означает, что даже 5 сотрудников могут легко «съесть» ваши 10 – 20 Мбит/сек. Оцените свой случай; возможно, есть смысл позаботиться о расширении канала. Учитывайте необходимость запаса производительности, желательно двойного: если все офисы в вашем бизнес-центре перейдут на удаленку, провайдер может временами не справляться с нагрузкой, но возможно, «проседания» канала не отразятся на вашей работе – если есть запас.